國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《政務(wù)服務(wù)

電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的通知

國辦發(fā)〔2023〕26號

各省、自治區、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構：

《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現印發(fā)給你們，請結合實(shí)際認真貫徹執行。

各地區各部門(mén)要深入貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于加強數字政府建設、深化政務(wù)服務(wù)的決策部署，認真做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，推動(dòng)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，有力支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，不斷提升企業(yè)和群眾的獲得感和滿(mǎn)意度。

國務(wù)院辦公廳　　　　　?

2023年7月30日　　　　　

（此件公開(kāi)發(fā)布）

政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

第一條　為了推進(jìn)和規范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《國務(wù)院關(guān)于在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)的若干規定》等法律法規，制定本辦法。

第二條　本辦法適用于政務(wù)服務(wù)機構開(kāi)展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執行。

本辦法所稱(chēng)政務(wù)服務(wù)機構，是指行政機關(guān)和其他負有政務(wù)服務(wù)職責的機構。政務(wù)服務(wù)，是指政務(wù)服務(wù)機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務(wù)事項過(guò)程中提供的服務(wù)。政務(wù)服務(wù)辦理系統，是指政務(wù)服務(wù)機構提供政務(wù)服務(wù)使用的統籌建設或者自行建設的信息系統。

本辦法所稱(chēng)政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)機構在履行職責過(guò)程中通過(guò)政務(wù)服務(wù)辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，由內容、結構、背景等組成。

本辦法所稱(chēng)政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價(jià)值，對國家以及社會(huì )具有保存價(jià)值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。

第三條　政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的原則。

第四條　來(lái)源可靠、程序規范、要素合規的政務(wù)服務(wù)電子文件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門(mén)移交，除法律、行政法規另有規定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。

電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第五條　國家檔案局、國務(wù)院辦公廳負責統籌協(xié)調全國政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)政策、規章制度和業(yè)務(wù)規范。

各級檔案主管部門(mén)負責監督和指導本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審查政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，會(huì )同有關(guān)部門(mén)研究制定相關(guān)規章制度和標準規范。

各級政務(wù)服務(wù)機構負責各自職責范圍內的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，應當推動(dòng)完善政務(wù)服務(wù)辦理系統歸檔功能，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統建設，做好政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案保管、利用、移交等工作。

各級檔案館應當明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，建設滿(mǎn)足電子檔案長(cháng)期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統，保障政務(wù)服務(wù)電子檔案規范接收、長(cháng)久保存和共享利用。

第六條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當依托全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺，積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)辦理系統與電子檔案管理信息系統銜接，支撐政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。

第七條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當依據《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》、《機關(guān)檔案管理規定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等文件以及部門(mén)行政權力清單、責任清單、公共服務(wù)目錄等確定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進(jìn)行管理。

政務(wù)服務(wù)辦理全過(guò)程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限應不低于行政管理、訴訟、審計等活動(dòng)所需的追溯年限。

第八條　政務(wù)服務(wù)電子文件一般以辦件為基本單位進(jìn)行歸檔整理，政務(wù)服務(wù)電子文件元數據和以數據共享形式調用的電子證照等電子文件及其元數據應當與該辦件辦理材料一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的政務(wù)服務(wù)，相關(guān)政務(wù)服務(wù)機構應當按照各自職責做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作。

第九條　政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔格式應當符合國家標準規范，并且通用、開(kāi)放、不綁定軟硬件。加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應當解除加密技術(shù)手段后歸檔。

政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔一般采用在線(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔方式，不具備在線(xiàn)歸檔條件的，可以采用離線(xiàn)歸檔方式，歸檔時(shí)間最遲不能超過(guò)辦理完畢后的第二年6月底。

第十條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當按照國家有關(guān)規定，在政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、政務(wù)服務(wù)電子檔案移交等環(huán)節進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測。

第十一條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當做好本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理工作，定期開(kāi)展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。政務(wù)服務(wù)電子文件辦理過(guò)程中應當按照國家有關(guān)法律法規要求，規范使用密碼技術(shù)進(jìn)行保護。

第十二條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當按照國家有關(guān)規定向檔案館移交政務(wù)服務(wù)電子檔案并附具開(kāi)放利用意見(jiàn)。各級檔案館應當做好政務(wù)服務(wù)電子檔案接收工作，提升安全管理水平，按照國家有關(guān)規定對接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行檢測，確保真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

政務(wù)服務(wù)電子檔案移交一般采用在線(xiàn)移交方式，不具備條件的可以采用離線(xiàn)移交方式。

第十三條　各級政務(wù)服務(wù)機構應當在符合國家網(wǎng)絡(luò )安全、數據安全等有關(guān)法律法規要求的前提下，依托政務(wù)服務(wù)平臺積極推進(jìn)本單位政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案共享利用。

第十四條　各級檔案主管部門(mén)可以依據有關(guān)法律、行政法規對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查，對發(fā)現的問(wèn)題督促有關(guān)單位及時(shí)整改。

第十五條　涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。

第十六條　各?。ㄗ灾螀^、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設兵團檔案主管部門(mén)會(huì )同同級政務(wù)服務(wù)機構，可以參照本辦法，結合當地實(shí)際情況，制定本地區的具體管理辦法。

第十七條　本辦法由國家檔案局、國務(wù)院辦公廳負責解釋。

第十八條　本辦法自印發(fā)之日起施行。